Mit Microsoft 365 agil arbeiten & lernen

Meine fünf Learnings zum Lernhacks Hacksathon

1. Lernen mit M365 bedeutet nicht: M365 lernen.

M365 ist als Arbeitsumgebung für viele Unternehmen zur Heimat des agilen, digitalen Zusammenarbeitens geworden. Die Vorteile liegen auf der Hand: die Möglichkeiten mit M365 sind unglaublich. Einige Teilnehmer:innen berichteten von der laufenden oder kurz bevorstehenden Einführung von M365 in ihren Unternehmen. Die Mitarbeitenden mit einem den Rollout begleitenden Training zu unterstützen kann genauso sinnvoll sein wie aus HR und PE-Sicht bereits an diesem Punkt des M365 Journeys nicht nur zu reflektieren, was Mitarbeitende und Teams können und wissen müssen, um mit M365 zu arbeiten, sondern auch, wie die Umgebung von Beginn an mit passenden Inhalten, Tools und Lernpfaden aufgesetzt werden kann, damit alle den Umgang mit M365 erlernen und im gleichen Schritt auch erkennen, dass M365 zukünftig selbst als Lernplattform Chancen bietet.

2. Lernen kann durch M365 dort stattfinden, wo die Arbeit stattfindet.

Die Gelegenheit, Lernen und Arbeiten in M365 vor dem Rollout konzeptionell und strategisch konsequent gemeinsam zu denken, sollte nicht verstreichen. Langfristig profitieren Mitarbeitende, Teams und Führungskräfte von der Möglichkeit, z.B. mit MS Powerpoint aus einer Präsentation, die sonst live gehalten werden müsste, mit wenigen Klicks gute Lernvideos zu erstellen, um sie anschließend MS Stream Lernvideos direkt in einem Kanal anschauen, kommentieren, bewerten und teilen zu können.

In MS Teams liegt hinter jedem Kanal eine SharePoint-Ablage: Also, warum nicht gleich bei der Planung eines neuen Projekts im Team definieren, welche neuen Skills zur erfolgreichen Beendigung des Projekts notwendig sind. Und gleich im Zuge des Kickoffs Lernroutinen im Team verankern, damit beim Arbeiten zugleich auch gelernt wird?

3. M365 bietet so viele Möglichkeiten, dass HR- und IT-Professionals ein präzises Bild der Voraussetzungen und Needs der eigenen Organisation brauchen.

M365 bietet eigentlich zu viele Möglichkeiten. Aufgrund der Fülle an Funktionen, die bereits in MS Word, MS Excel, MS Stream oder MS Planner mitbringen, verliert man leicht den Überblick. HR Professionals, die die Einführung und Weiterentwicklung von M365 für agile Arbeitsprozesse, aber auch als Vehikel zur Entwicklung einer modernen Lernkultur, begleiten, stehen vor der Herausforderung, inhaltlich-didaktisch-methodische Ansätze mit der technischen Infrastruktur, den Datenschutzanforderungen sowie auch bestehenden Prozessen, Tools und Plattformen in Einklang zu bringen. Wichtig ist daher, von Beginn an alle relevanten Stakeholder und ihre Bedürfnisse im Blick zu behalten und den Arbeits- und Lernprozess ganzheitlich aus Sicht des Mitarbeitenden zu betrachten, um daraus eine klare Strategie abzuleiten, an die alle in der Organisation glauben und die von ihnen getragen wird.

4. Lernen mit M365 ist effizient und kann HR-Budgets für Trainings und Workshops entlasten.

Die Integration von Trainings- und Weiterbildungsangeboten in M365 ist offensichtlich und sollte umgehend für die eigene Organisation in Betracht gezogen werden. Zunehmend ergänzt Microsoft neue Funktionen, die es Trainern und Coaches ermöglichen mit MS Teams in Videocalls und passend Breakout Rooms gute Webinare zu veranstalten, und z.B. mit MS Whiteboard kollaborativ an Workshopergebnissen zu arbeiten.

M365 kann zwar ein klassisches Learning Management System (noch) nicht ersetzen, ermöglicht aber viele neue, kreative Weisen zu lernen, z.B. mit einem Lerntagebuch in MS OneNote, und geht damit über ein LMS hinaus. Die zunehmend umfassende Integration von M365 in die Kernprozesse und -strukturen einer Organisation bietet daher ein immer besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis, berechnet man z.B. die schnelle und effiziente Distribution von Lerninhalten mit. In der neuen M365 Lernhacks Community sind viele solcher Inhalte verfügbar.

5. Agiles Lernen mit M365 braucht eine strategische Vision für die gesamte Organisation, sollte aber möglichst beim einzelnen Mitarbeitenden beginnen.

Auf dem Weg zur agilen Organisation, die die Power von M365 nutzt, gibt es viele offene Fragen zu klären und Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Das hat auch unser Hacksathon gezeigt. Aber bei allen Teilnehmenden überwog am Ende die motivierende Erkenntnis, dass die Möglichkeiten, mit M365 zu arbeiten und zu lernen, die Aufwände wert sind. Wenn bei all den Brainstormings in den Sessions, die vornehmlich von Learning Professionals angestellt worden, eines nicht aus dem Blick gerät: der einzelnen Mitarbeitende, der vom Lernen nicht so beseelt ist wie wir und du, der du das hier liest.

Es geht darum, Mitarbeitende nicht nur mitzunehmen, sondern vor allem sie in die Lage zu versetzen, ganz selbstverständlich und eigenverantwortlich lernen zu lassen, auch, aber nicht nur mit M365. Dann entfaltet M365 sein ganzes Potenzial und geht einher mit weiteren tollen Lernformaten. Und vielleicht, so eine Teilnehmerin am Schluss, müssten wir damit anfangen, nicht vom Lernen zu sprechen.