Effizienz mit Lernroutinen & Lernhacks für Projektmanager*innen und Teams steigern.

In a nutshell

Learning Booster for Projects ist ein innovativer, ganzheitlicher Ansatz, um agile Lernroutinen in etablierten Projektmanagement-Methoden zu implementieren und durch projektintegriertes Lernen die Effizienz von insbesondere großen, kostenintensiven und langwierigen Projekten zu steigern.

Warum sind große Projekte häufig ineffizient oder zum Scheitern verurteilt?

Es gibt viele Gründe, warum es bei Groß-Projekten zu Problemen oder zu Verzögerungen kommt, zusätzliche Kosten entstehen oder sie scheitern:

Mangelnde Planung: Eine unzureichende Planung kann dazu führen, dass das Projekt schlecht strukturiert ist und wichtige Aspekte übersehen werden.
Fehlende Ressourcen: Ein weiterer häufiger Grund für Probleme bei großen Projekten ist ein Mangel an Ressourcen. Das kann sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen betreffen.
Unvorhergesehene Probleme: Während eines Projekts können zum Beispiel Wetterereignisse auftreten oder aber unerwartete rechtliche oder regulatorische Anforderungen oder technische Schwierigkeiten.
Fehlende Kommunikation: Eine schlechte, unklare oder ineffektive Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten, Mitarbeitenden und den Stakeholdern kann zu Missverständnissen und falschen Erwartungen führen.
Fehlende Kontrolle: Eine unzureichende Kontrolle und Überwachung des Projekts kann dazu führen, dass das Projekt aus dem Ruder läuft. Es ist wichtig, dass das Projektteam regelmäßig den Fortschritt des Projekts überwacht und Probleme frühzeitig erkennt und behebt.
Änderungen im Projektumfang: Ein häufiger Grund für Probleme bei großen Projekten ist auch eine Änderung im Projektumfang. Wenn sich der Umfang des Projekts ändert, können sich die Anforderungen und die Kosten erhöhen, was u.a. zu Verzögerungen führt.

Um diese Risiken zu minimieren, ist eine sorgfältige Planung, eine angemessene Ressourcenallokation, eine gute Kommunikation und eine effektive Kontrolle und Überwachung des Projekts erforderlich.

Welche Ansätze gibt es, um Projekte effizienter zu machen?

Es gibt eine Reihe von Strategien und Techniken, die dazu beitragen können, Projekte effizienter und erfolgreicher zu gestalten. Hier sind einige der wichtigsten:

Klare Projektziele definieren: Ein klar definiertes Ziel gibt dem Projektteam einen klaren Fokus und eine klare Richtung. Die Ziele sollten SMART sein (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden).
Eine effektive Planung: Eine detaillierte Projektplanung sollte erstellt werden, die alle notwendigen Schritte, Meilensteine und Abhängigkeiten umfasst.
Agile Projektmanagementmethoden: Agile Methoden, wie Scrum oder Kanban, fördern die Flexibilität und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
Klare Rollen und Verantwortlichkeiten: Eine klare Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder im Team weiß, was von ihm erwartet wird.
Regelmäßige Kommunikation: Eine offene und transparente Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Stakeholdern hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
Projektmanagement-Tools: Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools, die dazu beitragen können, die Effizienz und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Diese Tools können z.B. die Projektplanung und -überwachung, die Teamkommunikation und -zusammenarbeit, sowie die Dokumentation und Nachverfolgung von Aufgaben und Problemen erleichtern.
Risikomanagement: Es ist wichtig, potenzielle Risiken und Hindernisse zu identifizieren und einen Risikomanagementplan zu erstellen, um diese Risiken zu minimieren oder zu vermeiden.

Welche Rolle hat „Lernen“ für die Effizienz eines großen Projekts?

Agile, in die Projektprozesse eingewobene Lernformate und -anlässe können in einem Projekt dazu beitragen, die Arbeit schneller, effizienter und besser zu machen. Dies führt auch dazu, dass das Team kontinuierlich dazulernt und so das Projekt kontinuierlich verbessert wird, u.a. durch die Anwendung des erworbenen Wissens und die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Arbeitsabläufe.

Es gibt verschiedene Arten des Lernens, die in einem Projekt stattfinden können, z.B. individuelles Lernen, teambasiertes Lernen oder organisationales Lernen.

Individuelles Lernen kann dazu beitragen, dass Mitarbeitende im Laufe des Projekts neue Fähigkeiten erwerben und ihre Kompetenzen erweitern. Dies kann dazu beitragen, dass Aufgaben schneller und effizienter erledigt werden können.
Teambasiertes Lernen ermöglicht es dem Team, Wissen und Erfahrungen auszutauschen und voneinander zu lernen. Über gemeinsame Lernroutinen bspw. werden gemeinsam Probleme löst, neue Strategien entwickelt und Best Practices geteilt.
Organisationales Lernen bezieht sich auf die Lernprozesse und -praktiken, die in der Organisation stattfinden. Durch das Sammeln und Analysieren von Daten, Feedback und Erfahrungen während des Projekts kann die Projektleitung neue Erkenntnisse gewinnen, die sie bei zukünftigen Projektphasen oder neuen Projekten nutzen kann.

Indem das Lernen in das Projekt integriert wird, kann das Team kontinuierlich dazulernen und das Projekt kontinuierlich verbessern. Durch die Anwendung des erworbenen Wissens und die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Arbeitsabläufe kann das Projekt schneller, effizienter und besser abgeschlossen werden.

Welche Projektmanagement-Methoden sind geeignet, um agile Lernformate umzusetzen?

Für in ein Projekt integriertes Lernen eignen sich am besten agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum, Kanban oder Lean Management.

Scrum ist eine iterative Methode, bei der das Team in Sprints arbeitet. In jeder Iteration wird ein bestimmter Arbeitsumfang definiert und vom Team umgesetzt. Während des Sprints arbeitet das Team eng zusammen und tauscht regelmäßig Feedback aus. Am Ende des Sprints wird das Ergebnis evaluiert und das nächste Arbeitspaket geplant. Durch den Fokus auf Iterationen und Feedback wird das Lernen in den Arbeitsprozess integriert.
Kanban ist eine visuelle Methode, bei der Aufgaben auf einem Board dargestellt werden. Jede Aufgabe wird auf einer Karte notiert und auf dem Board platziert. Kanban fördert auch die kontinuierliche Verbesserung, da das Team regelmäßig den Arbeitsprozess analysiert und Anpassungen vornimmt.
Lean Management ist eine Methode, die darauf abzielt, Verschwendung zu minimieren und den Wertfluss zu maximieren. Dabei geht es darum, den Kundenbedürfnissen gerecht zu werden und die Effizienz des Arbeitsprozesses zu erhöhen. Durch den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung und das Ausrichten des Arbeitsprozesses auf die Kundenerwartungen wird das Lernen in den Arbeitsprozess integriert.

Diese Methoden eignen sich besonders gut für integriertes Lernen, da sie den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung, Feedback und Zusammenarbeit legen. Durch die Integration des Lernens in den Arbeitsprozess wird eine höhere Effizienz und Qualität erreicht.

Es gibt auch hybride Ansätze, die klassische und agile Projektmanagement-Methoden kombinieren und somit integriertes Lernen fördern. Ein Beispiel hierfür ist das Agile Hybrid-Modell, bei dem agile Praktiken wie Scrum mit klassischen Projektmanagement-Methoden wie dem Wasserfallmodell kombiniert werden. Durch die Verwendung von retrospektiven Meetings, Feedback-Loops und kontinuierlicher Verbesserung wird das Lernen in den Arbeitsprozess integriert.

Insgesamt ist es wichtig, das Lernen in den Arbeitsprozess zu integrieren, unabhängig von der verwendeten Projektmanagement-Methode. Durch die Integration von Lernprozessen kann das Projektteam kontinuierlich dazulernen und das Projekt kontinuierlich verbessern.

Eignen sich auch klassische Projektmanagement-Methoden, um integriertes Lernen zu ermöglichen?

Auch klassische Projektmanagement-Methoden eignen sich dazu, im Projekt integrierte Lernen zu ermöglichen. Es hängt jedoch von der Art des Projekts und den spezifischen Anforderungen ab, welche Methoden am besten geeignet sind.

In einem Prince2-Projekt kann bspw. auf verschiedene Weise gelernt werden:

Lessons Learned: Im Rahmen von Prince2-Projekten werden Lessons Learned Workshops durchgeführt, um Erfahrungen und Erkenntnisse aus dem Projekt zu sammeln. Hierbei wird der Arbeitsprozess reflektiert und es werden Verbesserungsvorschläge erarbeitet. Diese Erfahrungen können dann dokumentiert und in zukünftigen Projekten berücksichtigt werden.
Training: Ein weiterer Ansatz ist, Schulungen und Trainings für das Projektteam anzubieten, um deren Kenntnisse und Fähigkeiten zu verbessern. Durch das Erlernen neuer Fähigkeiten können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effizienter und effektiver arbeiten und somit zum Erfolg des Projekts beitragen.
Projektbezogenes Coaching: Ein weiterer Ansatz ist das projektbezogene Lerncoaching. Hierbei wird ein Coach dem Projektteam zur Seite gestellt, um das Team in seiner Arbeit zu unterstützen und Wissen zu vermitteln. Der Coach kann auch Empfehlungen und Feedback geben, um die Arbeitsprozesse zu verbessern und das Team zu unterstützen.
Peer-to-Peer-Lernen: Ein weiterer Ansatz ist das Peer-to-Peer-Lernen. Hierbei können Teammitglieder ihr Wissen und ihre Erfahrungen untereinander teilen. Dies kann zum Beispiel durch regelmäßige Meetings oder auch informell in Pausen oder Gesprächen geschehen. Durch das Teilen von Erfahrungen und Wissen können Fehler vermieden und der Erfolg des Projekts gesteigert werden.

Welche Bestandteile könnte ein Begleitung eines Projekts mithilfe eines „Learning Boosters for Projects“ beinhalten?

Die spezifischen Hintergründe eines Projekts sollten dazu natürlich berücksichtigt werden.

Learning Booster for Projects